Un problema que trae de cabeza a las empresas es como cubrir una vacante, cuando un trabajador no acude al trabajo por causa sobrevenida. Esto obliga a reajustar la plantilla y tomar decisiones en tiempo récord, para lograr que el percance afecte lo menos posible a la producción. La tecnología proporciona información en el momento, lo que ayuda a la dirección a ser más resolutiva.
La ausencia de un trabajador interrumpe la marcha normal de la empresa, sobre todo en actividades poco mecanizadas, como el sector servicios o cuando la plantilla está repartida en varios centros de trabajo.
En una cadena de tiendas, en la que se tiene a trabajadores por turnos para atender el negocio, la ausencia de un trabajador puede hacer que la tienda no se abra a su hora, con la consiguiente pérdida de ingresos y la propagación de una mala imagen de cara al público. Si el trabajador no ha comunicado su ausencia con antelación, puede ser que la empresa no se percate del problema hasta que no le lleguen quejas de los clientes.
Resolver estos problemas obliga a la empresa a reajustar los horarios, mover los turnos y desplazar a trabajadores de su centro y puesto de trabajo. Una persona encargada por la dirección se dedica a resolver el problema. Debe ponerse en contacto con otros trabajadores, que están fuera de su horario laboral o en otro centro de trabajo, para ver si pueden cubrir la vacante. En algunas empresas, son los propios supervisores los que terminan cubriendo el puesto.
Leticia Moreno, responsable de personal de la empresa de transporte DLF, nos comenta que encontró en la aplicación informática Kairos, expertos en gestión personal de recursos humanos, una herramienta para resolver de una manera sencilla estas situaciones. Se trata de una de estas aplicaciones desde las que los trabajadores pueden fichar de su móvil a la entrada y salida del trabajo, facilitando a la empresa información sobre las incidencias en tiempo real.
Dice Leticia que las rutas de reparto no podían verse interrumpidas. En el momento en el que un trabajador no podía acudir o se retrasaba, se distribuían sus entregas entre las otras furgonetas que operaran en una ruta cercana.
Los trabajadores suelen faltar al trabajo por causa justificada.
El absentismo laboral en España se sitúa en un 6,7%. Al año, faltamos una media de 14 días al trabajo, esto incluye las bajas médicas y los permisos concedidos por la empresa. Según el canal de televisión La Sexta, el 75% de las ausencias se producen por incapacidad temporal; es decir, por enfermedad u otro percance de salud.
Un estudio realizado por Adecco Institute Group señala que donde más absentismo laboral existe es en Euskadi, Navarra y Cataluña, y donde menos en Baleares, Canarias y Andalucía. Si comparamos Euskadi con Baleares, la ausencia media por trabajador es casi el triple. Mientras un trabajador balear falta al trabajo una media de 8 días al año, uno en Euskadi lo hace 21 días.
Los expertos indican que la causa se debe a cuál es la actividad económica principal en cada territorio. Mientras en el norte predomina el sector industrial, en las islas es mayoritario el sector servicios, en concreto, el turístico.
La industria cuenta con un nivel de sindicación mayor, lo que hace que los trabajadores estén más protegidos. Cuando un trabajador contrae la gripe, la seguridad social no contabiliza la baja hasta el cuarto día. Los tres primeros días de ausencia, el trabajador no cobra nada, a no ser que el convenio colectivo al que está sujeto, obligue a la empresa a abonar el sueldo o parte de ello.
Esta medida se contempla en gran parte de los convenios colectivos industriales, y es prácticamente inexistente en el sector servicios. Por lo general, un trabajador de un hotel acude a trabajar aunque esté enfermo.
Por otro lado, la industria asegura un nivel de estabilidad laboral mayor que en los servicios, donde es más frecuente la temporalidad y la precarización del empleo. El trabajador no se la juega a perder su puesto de trabajo ante un percance pasajero de salud.
Un quebradero de cabeza en hostelería.
Hostelería, restauración y comercio son actividades donde la ausencia de los trabajadores ocasiona más molestias. Especialmente en pequeñas empresas con menos de 20 trabajadores. Con una plantilla ajustada para prestar el servicio.
Según la revista especializada Hosteltur, solo un 20% de las empresas de hostelería cuentan con un plan específico de gestión de absentismo. Es decir, un protocolo que permita realizar el servicio sin problemas aunque uno o varios trabajadores no puedan acudir al trabajo. La gestión del absentismo continúa siendo una asignatura pendiente en hostelería.
La empresa Geseme señala que la cobertura de vacantes tiene más costes indirectos que directos. Para cubrir un turno que ha quedado libre por indisponibilidad del trabajador se requiere contratar a un sustituto, con cierta urgencia, o hacer que un trabajador doble su jornada, con la consiguiente pérdida de productividad.
Con respecto a la contratación de personal eventual, existe el problema de la capacitación y profesionalidad del sustituto. En ocasiones, con cierta improvisación y urgencia, los hoteles y restaurantes contratan al primer trabajador disponible que encuentran. Este trabajador puede ser que no tenga la experiencia y formación suficiente para el puesto, o que no conozca la forma de trabajar de la empresa. A pesar de su buena disposición, en lugar de sacar el trabajo, lo que hace es atrasarlo. Tanto porque él va lento como porque entorpece el trabajo de sus compañeros.
Los empresarios de restauración coinciden en la necesidad de formar a los trabajadores y de que estos se adapten al modus operandis de la empresa. Para formar un trabajador hace falta tiempo y dinero. Algo que no es posible realizar ante la emergencia de cubrir un puesto con urgencia.
La otra solución radica en hacer que un trabajador doble su turno o que atienda a una carga de trabajo superior a la que realiza habitualmente. Sabemos lo extenuantes que son los turnos de trabajo en hostelería. Incrementar considerablemente el volumen de trabajo repercute en la calidad del servicio, por mucha experiencia y profesionalidad que tenga el operario. Además, estas medidas multiplican el riesgo a que el trabajador sobrecargado termine afectado por enfermedad o estrés.
Las empresas pueden adoptar medidas para reducir el absentismo, ya que se calcula que el 30% de las causas son factores sobre los que se puede actuar. Estas pueden ser:
- Mejorar las condiciones de trabajo para prevenir los riesgos laborales.
- Planificar una correcta gestión de los horarios que evite la sobrecarga de trabajo.
- Atender a riesgos psicosociales como la inseguridad en el empleo, el estrés o la conciliación con la vida familiar.
Si se tiene calculado el nivel de absentismo mensual que se produce en una empresa, disponer de uno o varios trabajadores correturnos es una medida que ayuda a resolver las ausencias con más facilidad.
La tecnología es un aliado.
Las nuevas aplicaciones de control de la jornada laboral son una herramienta estupenda para localizar los casos de absentismo y cubrir las bajas con rapidez. Muchas de estas aplicaciones funcionan como cualquier aplicación móvil. El trabajador se la descarga en su teléfono y ficha desde ella al comenzar la jornada laboral.
Por otro lado, cuenta con un panel bastante intuitivo, desde el cual, el responsable de personal puede ver al momento los trabajadores que han fichado y su localización, ya que dispone de geo-localizador.
En un solo vistazo y en tiempo real, percibe los retrasos, las ausencias y los puestos vacantes. Por lo que tiene una información detallada de la situación en el centro de trabajo.
Estas aplicaciones suelen contar con un servicio de mensajería, más efectivo y rápido que enviar un e-mail a un correo electrónico o mandar un mensaje por WhatsApp. Al móvil del trabajador le llega una notificación, como si hubiera recibido cualquier otro mensaje, y en el panel de control de la empresa, aparecen indicados los mensajes recibidos y enviados. Esto favorece la comunicación dentro de la empresa, y facilita la toma de medidas para cubrir los puestos vacantes.
El responsable de la empresa no tiene que estar pendiente de llamar por teléfono a los operarios, de abrir el correo electrónico o de mirar el móvil. Puede gestionar la situación desde la aplicación.
Facilita la toma de decisiones rápida. El directivo puede ponerse en contacto con un trabajador para pedirle que se desplace de centro de trabajo, que cambie de puesto y de tareas o redistribuir el trabajo con la plantilla.
Gran parte de las aplicaciones de gestión de personal y control de la jornada laboral funcionan de forma autónoma por internet. Sus datos se quedan almacenados en la nube. Para trabajar con ellas solo hace falta tener acceso a internet. Algo que en el caso de los trabajadores, basta con los datos que tienen contratados en su tarifa móvil.
Aunque las ausencias en el trabajo tienen mala prensa, es un problema real que sucede a diario. Buscar soluciones para resolver estos imprevistos es clave para el funcionamiento normal de las empresas.
