Las empresas están obligadas por ley a registrar la jornada laboral de sus trabajadores. Deben realizar informes donde aparece cuando ficha el trabajador a la entrada y salida de su puesto de trabajo. Los informes deben estar actualizados y contener los 4 últimos meses, poniéndolo a disposición de la Inspección de Trabajo cuando lo solicite. Realizar, según los requisitos legales, esta actividad ocupa a las empresas un tiempo que podrían dedicar a otras tareas. Las aplicaciones informáticas para fichar son una herramienta que permite ahorrar tiempo y tener los informes actualizados en cualquier momento.
Se trata de aplicaciones que se descargan en el móvil, la tablet o el ordenador y permiten al trabajador fichar en cualquier lugar. Solo necesita un dispositivo móvil y conexión a internet. No requieren de la instalación de ningún software especial, la información se transmite en tiempo real y se almacena en la nube. Toda la información del día le aparece a la empresa en un único panel.
El trabajador puede fichar desde su propio móvil al comenzar la jornada laboral. Esta queda registrada en el sistema. Para asegurar un marcaje personalizado, la empresa adjudica al trabajador una contraseña o puede optar por identificación facial, por huella dactilar o por tarjeta. La aplicación cuenta con un geo-localizador que indica desde dónde se ficha. En el panel de control de la empresa aparece registrado la hora de fichar, el lugar exacto y el dispositivo desde el que se efectuó.
Toda la información de la plantilla aparece en la misma página. Con un solo vistazo, el responsable de personal y los directivos de la empresa pueden estar al tanto de casos de absentismo y de retrasos en la incorporación al puesto de trabajo. Desde la misma aplicación se puede controlar la jornada laboral: horarios, turnos, permisos, vacaciones, etc.
La Inspección de trabajo puede solicitar a la empresa un informe de control de la jornada laboral. El informe ha de cumplir una serie de criterios. Entre ellos se encuentra que debe estar individualizado trabajador por trabajador, que debe cubrir como mínimo los últimos 4 meses y que debe estar actualizado. En un solo clic, la plataforma genera el informe con los datos registrados y lo deja listo para imprimir.
Este sistema es ideal para empresas que potencian el teletrabajo o para aquellas en las que sus trabajadores no comienzan la jornada en una de las instalaciones de la compañía. Es recomendable para pequeñas empresas, que no pueden destinar efectivos humanos para realizar esta función y para otras más grandes, que manejan un volumen de personal considerable. GPI software, una empresa que se encarga de elaborar programas informáticos para empresas, indica en su web registrojornadalaboral.es que este tipo de productos deben ser fáciles, sencillos e intuitivos.
Ventajas para la empresa.
La ventaja más importante de estas aplicaciones es el ahorro de tiempo en tareas mecánicas de gestión de personal. Todos los datos de la jornada aparecen registrados en el sistema y el programa los trabaja generando informes y estadísticas. Fichar desde el móvil permite un marcaje ordenado y una entrada inmediata de información. Con este mecanismo se cumplen con las exigencias de la normativa laboral y se gana en transparencia respecto a los trabajadores, de cara a disipar confusiones relacionadas con el tiempo trabajado.
La empresa puede configurar la aplicación para que el trabajador solo fiche con su móvil en lugares o días determinados, por ejemplo, los días que le toca hacer teletrabajo, o en determinados centros donde no hay otros sistemas de registro de entrada. Le permite personalizar el acceso por diferentes métodos para evitar fraudes. Las aplicaciones son compatibles con otros sistemas, como pueden ser plataformas digitales de gestión de personal o sistemas internos.
Respecto al teletrabajo, permite hacer un seguimiento del tiempo que el trabajador dedica al trabajo desde su casa. Un control de eficacia, valorando el tiempo que le lleva realizar determinadas tareas, y una valoración de si es rentable apostar por este sistema de trabajo o es mejor volver a reagrupar a toda la plantilla en la oficina.
Otras de las ventajas que ofrecen estas plataformas es que no requieren mucha inversión, se ponen en marcha inmediatamente; y en muchas de las aplicaciones, no exigen periodo de permanencia. En el momento en que la empresa quiera cambiar de sistema puede prescindir de ella.
Ventajas para el trabajador.
Fichar desde el móvil es una forma rápida, sencilla y precisa de indicar la entrada y salida del puesto de trabajo. Le permite llevar al trabajador un control sobre el tiempo trabajado. Todo queda registrado en el sistema, por lo que no da lugar a malas interpretaciones o malentendidos.
Estas aplicaciones suelen ser intuitivas, fáciles de entender y de manejar, y ofrecen una información clara y sencilla. Los paneles de los trabajadores, constan en algunos modelos de un historial, que el trabajador puede consultar en cualquier momento.
El geo-localizador del software constata que el trabajador está en el lugar indicado cumpliendo con la planificación laboral.
Otros sistemas de control de horario.
El Real Decreto-Ley 8/2019, que fija la obligatoriedad de fichar y llevar un control del horario laboral, no estipula un procedimiento concreto para hacerlo. Si establece que debe realizarlo personalmente el trabajador y debe haber constancia de que tanto el empleado como el empleador están al tanto de la información. Estos son algunos mecanismos para fichar que se emplean aparte de las aplicaciones móviles.
- Sistema de fichaje manual. En muchos casos consiste en que el trabajador rellena un documento impreso indicando la hora de entrada y salida del centro acompañado de su firma. De cara a presentarlo a Inspección de trabajo es más una prueba que un informe en sí. Requiere, por tanto, procesarlo, lo cual lleva un tiempo y esfuerzo extra que se multiplica en función de la cantidad de empleados de la empresa.
- Sistemas informáticos internos. Muchas empresas, antes de que apareciera la normativa, tenían instalado un sistema interno por el cual el trabajador fichaba en un ordenador o TPV cuando empezaba a trabajar. Obedecían a necesidades internas de control de la empresa. Muchos de estos sistemas han tenido que adecuarse a la ley, lo que ha implicado tiempo de reprogramación y actualización de los sistemas.
- Plataformas de Recursos Humanos. Muchas asesorías laborales y departamentos de personal utilizaban un software para enviar a los trabajadores sus nóminas en formato digital y otras comunicaciones oficiales y de la empresa. Con la publicación del Decreto Ley que regula el control del horario laboral, estos programas integraron un sistema por el cual el trabajador podía fichar a través de ellas. Son más costosas que las aplicaciones informáticas. Si bien estas últimas no exigen periodo de permanencia, las plataformas están sometidas a un contrato por un tiempo determinado. En ocasiones, ni tan siquiera las empresas las pueden elegir, pues están adscritas a la asesoría con la que trabajan.
Cada empresa puede utilizar el método que considere oportuno para registrar el horario laboral de su plantilla. Si bien, estas aplicaciones informáticas son el sistema más económico, rápido y sencillo para efectuarlo cumpliendo los requisitos legales.
