La importancia del almacenamiento en empresas de cualquier tipo

El almacenamiento en mayor o menor escala es fundamental para el funcionamiento óptimo de cualquier tipo de empresa. Cuando hablamos de almacenamiento no nos referimos solamente al aspecto físico, sino también al digital. Las tecnologías han permitido optimizar el almacenamiento de datos e información, sin embargo, siempre es importante tener respaldo de toda esa información en físico, esto con la finalidad de tener a la mano cualquier documento que se requiera para realizar cualquier trámite o negociación, y hasta en casos como este, es importante contar con un espacio óptimo de almacenamiento.

En este particular, nos enfocaremos en el almacenamiento de tipo empresarial, es decir, aquel que no se ve de cara al público, ya que de este depende que el cliente pueda acceder al producto que desea. Para ello, contamos con el apoyo de Artesanías Oviedo, quienes en su experiencia diseñando y produciendo expositores publicitarios de almacenamiento, pueden explicarnos la importancia almacenar de forma eficiente, lógica y ordenada, pero a su vez, llamativa para los clientes.

Una buena gestión del almacén es clave para el éxito de cualquier organización. Por el contrario, un control deficiente puede conducir a pérdidas, obsolescencia, caducidad, robo de mercancía, etc. En un mercado cada vez más exigente y dinámico, las empresas deben reinventarse constantemente, mejorar la gestión logística y optimizar sus procesos de compra. Además, necesitan mantener el control de existencias para satisfacer las demandas, pero sin caer en el exceso de stock.

Logística de almacenamiento

Antes de que un producto llegue a manos de quien lo va a utilizar, pasa por un almacén, este lugar es mucho más que un depósito donde se retiene la mercancía hasta que se traslada a otro punto. El almacén es un órgano vital de cualquier empresa que se dedique a la venta, traslado, fabricación, distribución o compra de productos, e incluso de empresas de otro tipo.

Pongamos como ejemplo un centro de salud, todo el material quirúrgico, de protección, de medicamentos, de materiales de limpieza, de papelería, etc, debe ser almacenado eficientemente para que el centro pueda disponer de ellos ordenada y rápidamente, pues en una emergencia no se puede perder tiempo buscando por todo el espacio, el lugar donde se guardan los medicamentos, por ello es importante que el almacenamiento sea el óptimo en cualquier caso y en cualquier tipo de ámbito, hasta en el hogar.

Es por ello que para tener un almacenamiento, funcional y que nos permita cumplir con los compromisos comerciales a tiempo, sin excedernos en costos, debemos conseguir que nuestra empresa, tenga un departamento de logística eficaz y efectivo, para lograrlo, necesitamos de personal capacitado y especialista en el área, que nos permitirá organizar y controlar las operaciones, flujos de mercancía dentro del almacén, de acuerdo con los procedimientos establecidos y normativa vigente, y asegurando la calidad y optimización de la cadena logística, de esta forma, los departamentos que dependen de él, pueden cumplir su trabajo efectivamente, logrando que nuestra empresa funcione integralmente, minimizando el riesgo de pérdida.

Objetivos de la logística de almacenaje

El objetivo primordial del almacenaje es ubicar la mercancía de la mejor forma posible reduciendo costes, facilitando el movimiento de la misma y simplificando el trabajo del equipo humano dentro del departamento. Para conseguir este objetivo principal, es necesario establecer un flujo de mercancías y establecer una serie de objetivos secundarios:

• Realizar los recuentos y los inventarios con facilidad, además de conocer el estado en el que se encuentran los productos.
• Tener accesibilidad a todas las mercancías realizando el menor número de traslados
• Máximo aprovechamiento de la capacidad de almacenamiento tanto en altura como en superficie.
• Rotación del stock controlada

Almacenamiento de Mercancía

El almacenamiento de mercancías consiste, principalmente, en ubicarlas en las zonas que están destinadas para conservación y depósito. En cuanto a la logística de mercancías, existen cuatro métodos para la colocación de las mismas dentro del espacio destinado para esto:

• Almacenaje ordenado: Con el almacenaje ordenado, se destina un espacio concreto para cada referencia. La principal ventaja de este tipo de almacenaje es que la manipulación, el control y el recuento del stock es más fácil. Por el contrario, no es un almacenaje flexible y no optimiza el espacio disponible del almacén ya que este no se puede llenar al máximo.
• Almacenaje desordenado o caótico: Este almacenaje es utilizando cuando las áreas destinadas para el almacenamiento de mercancías permiten flexibilidad y son adecuadas para todos los artículos que se reciben en el almacén. Cuando se produce la recepción de las mercancías se van colocando en huecos vacíos, de tal forma que se puede llenar al máximo el almacén. Como inconveniente, es difícil mantener un control del stock, ya que la mercancía puede encontrarse almacenada en distintos lugares.
• Almacenaje en bloque: Consiste en apilar las mercancías sin dejar espacios, unas junto a otras. Se formarán tantos bloques en función de los productos diferentes que haya, asegurando de esta forma que los productos de una misma referencia estén siempre juntos.
• Almacenaje a granel: En este caso los artículos no se agrupan en cajas, bultos o unidades de carga. Las mercancías almacenadas a granel son colocadas de tal manera que forma montones adosados a las paredes o en el centro del almacén.

Almacenamiento de mercancía según el espacio disponible

Conseguir la utilización óptima del espacio disponible para el almacenaje es uno de los objetivos de la logística de almacenaje; para ello, se analiza la superficie y el volumen. La superficie de almacenaje es aquella que se destina exclusivamente para depósito de las mercancías; se mide en metros cuadrados y para obtenerla, se resta el total de la superficie edificada las zonas destinadas a la recepción, zona de picking y expedición. Para la optimización superficie-espacio se utilizan dos sistemas:

• Almacenaje sin pasillos: en los que se forman bloques de productos apilados con o sin paleta o plataforma de apoyo, de forma que entre ellos no exista ningún espacio perdido.
• Almacenaje con pasillos: se apilan las mercancías sobre paletas dejando entre dos cargas unitarias un pasillo de acceso cuya anchura está en función del medio que se utilice para el apilado.

Problemas como consecuencia de la mala gestión de almacén

Una mala gestión de almacén, trae problemas graves que afectan el funcionamiento integral de la empresa, lo que a largo plazo, puede en el peor de los casos, llevarla al fracaso, entre ellos se encuentran los siguientes:

• Pérdida de control de mercancías: No realizar un inventario supone un caos para la trazabilidad de la mercancía lo que genera gastos innecesarios, pues no tener control de esto, implica la compra indiscriminada de mercancía.
• Desconocimiento de las ubicaciones: Este problema es producto de la mala organización y una falta de criterio a la hora de repartir las mercancías por el almacén de forma ordenada y sistematizada.
• Falta de espacio: Esto va de la mano con el problema anterior, puesto que la mercancía se dispone de manera aleatoria, no se lleva a cabo una optimización del espacio. Además, esto también puede derivar en una pérdida de calidad, pues al no tener orden en el espacio, podemos entregar mercancía vencida u obsoleta.
• Errores en la preparación de pedidos: El proceso de picking puede suponer una gran pérdida de tiempo si el proceso no se realiza correctamente, triplicando el nivel de trabajo si se comete un error con el cliente.
• No se optimiza el valor de los Recursos Humanos: La falta de organización impide aprovechar el potencial de los trabajadores, lo que puede dar lugar a posibles errores a la hora de encajar los perfiles dentro de la cadena de distribución.
• Dificultad en la toma de decisiones: No disponer de manera fiable de información a tiempo real, no sólo tiene consecuencias importantes en el control de stock, sino que también dificulta enormemente la toma de decisiones en temas como, por ejemplo, el aprovisionamiento.
• Carencia de integración del sistema: No hay integración en los diferentes procesos de la logística: recepción, transferencias, consumos, altas de fabricación, preparación de los pedidos, expediciones, etc. Esto puede derivar en dos cosas: que el trabajo no se haga, o que se duplique.

Es indiscutible que el almacenamiento es fundamental para que una empresa sea exitosa, en la actualidad, mucho del presupuesto de las grandes, medianas y pequeñas empresas se invierten en mejorar el departamento de logística y almacenaje, pues es vital que este funcione como el mecanismo de un reloj, de forma que se puedan cumplir con los compromisos y alianzas comerciales a cabalidad, asegurando así el crecimiento de la empresa.

Sin embargo, si se está empezando, dar los primeros pasos no es tan complicado si tomamos en cuenta los puntos discutidos anteriormente y los aplicamos dentro de nuestro proyecto empresarial, preferiblemente de la mano de especialistas que nos ayuden a hacerlo de la mejor forma, pues si lo hacemos empíricamente, corremos el riesgo de perder la inversión y generar más gasto del que podemos afrontar en un primer momento. Para evitar esto, la asesoría con especialistas en el área de logística y almacenamiento es fundamental.